Entrada de Reembolso en la Aplicación y la Configuración del Sistema

Entender todo lo relacionado con la liberación de Reembolsos y Gastos. Cómo bloquear y liberar la función por empresa o por usuario.

Además del reembolso por KM impulsado automáticamente por la APP Contele para Equipos, el Usuario puede realizar entradas manuales de gastos reembolsables y no reembolsables, a través del Reembolso Único.

En la aplicación, el usuario puede introducir reembolsos de:

• El transporte;
• Aparcamiento;
• Peajes;
• Comidas;
• Alojamiento;
• Entre otras cosas.

Vinculación de un reembolso único a un lugar o visita (para usuarios)

En la pantalla de inicio de la APP, dirígete a Gastos, situada en la esquina inferior derecha.

Se abrirá un teclado en el que rellenarás el importe de lo que necesitas reembolsar.

Inmediatamente después, tiene que rellenar algunos datos relativos al Reembolso:

• Fecha: Día en que se realizó el gasto;
• Descripción: A qué se debe este gasto o una explicación de por qué se incurrió en él;
• Tipo: Categoría a la que pertenece este gasto;
• Reembolsable: Si el gasto es reembolsable o no;
• Enlace el Lugaro o visita: Seleccione el Lugar o la visita donde se generó el gasto;
• Añadir foto: Campo para añadir una foto (factura, por ejemplo).

Gastos reembolsables y no reembolsables

Reembolsable

Son categorías de reembolso que se suman en el Informe de Reembolso y son importes que la empresa debe aprobar y realizar el pago al Usuario. 

No reembolsable

Se trata de categorías de entradas que la empresa no realizará el pago al usuario, pero que necesitan la entrada para su control. Normalmente se hacen con tarjetas corporativas.

Habilitación del reembolso masivo en el sistema

Puede activar o desactivar el "Reembolso único" para su empresa.

Para ello, vaya a Configuración > Su empresa > Reembolso único.

En el bloque de Reembolsos único, marque o desmarque la opción Permitir el registro de Reembolsos único.

De este modo, el usuario de la calle podrá utilizar la función "Reembolso único" a través de la app Contele para Equipos.

Habilitar el reembolso único para los usuarios

También es posible habilitar o bloquear el uso del "Reembolso único" para determinados usuarios.

Para utilizar esta función, vaya a Configuración > Usuarios y seleccione el usuario deseado.

Con el usuario seleccionado, haga clic en Editar Usuario.

Vaya al bloque de Reembolsos y active el botón Habilitar para registrar reembolsos por únicos.

¿Cómo puedo corregir/cancelar un reembolso?

Cada entrada, reembolsable o no, entra automáticamente como aprobada, pero el gestor puede validarla o rechazarla.

Y si el usuario ha contabilizado un reembolso erróneo en el sistema, puede pedir al gestor que elimine el importe del informe. Vea cómo hacerlo:

1. Anulación de un reembolso normal

En el menú lateral, haga clic en Informes > Reembolso.

Seleccione el usuario deseado y haga clic en "Ver detalle" para comprobar los reembolsos por día.

Vaya al día que desea cancelar el reembolso y haga clic en el botón Omitir visitas y realice la siguiente acción:

2. Anulación de reembolsos individuales

En la misma pantalla de la vista detallada, vaya al bloque de reclamaciones y haga clic en el icono de acción ⚙.

Seleccione Cancelar para eliminar la reembolsos del sistema.

¿Puede mi equipo externo ver su propio Informe de Reembolso?

Si el Usuario quiere ver sus gastos en el Informe, puede entrar en el sistema de gestores (clic aquí) y acceder al Informe de Reembolso.

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Artículo actualizado el 19/05/2022