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      Saiba como organizar a documentação da sua frota

      Entenda métodos organizacionais para uma integração bem-feita dentro do Contele Fleet, garantindo que todos os documentos da sua frota estejam acessíveis e organizados de forma eficiente.

      Sumário

      1. Importância de Organizar a Documentação da Frota
      2. Instruções de Uso - Google Drive
      3. Quais Documentos Precisam de Atenção?
      4. Integração com o Contele Fleet

      1. Importância de Organizar a Documentação da Frota

      Manter toda a documentação da sua frota organizada e acessível é essencial para aumentar a produtividade e garantir que você possa encontrar rapidamente qualquer informação importante. Utilizar ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, facilita esse processo, permitindo que você compartilhe e acesse documentos de qualquer lugar.

      2. Instruções de Uso - Google Drive

      Antes de integrar os documentos com o Contele Fleet, siga os passos abaixo para organizar sua documentação no Google Drive:

      1. Crie uma Conta no Google Drive (se ainda não tiver uma).

      2. No Google Drive, clique em Novo no canto superior esquerdo da tela e depois em Pasta.

      3. Crie duas pastas principais: uma para Veículos e outra para Condutores.

        Dica: Dentro da pasta Veículos, crie subpastas separadas por placa do veículo para organizar melhor.

      4. Adicione fotos e documentos escaneados diretamente pelo celular ou computador. Crie subpastas para organizar os documentos por mês/ano, se necessário.

      5. Configure quem pode acessar e editar as pastas, definindo permissões para colaboradores.

      Organização sugerida no Google Drive:

      • Pasta Veículos: Subpastas organizadas por placas (Ex.: ABC1234).
      • Pasta Condutores: Subpastas organizadas por nome ou matrícula dos condutores.

      3. Quais Documentos Precisam de Atenção?

      Certifique-se de possuir cópias dos seguintes documentos importantes da frota:

      • CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo)
      • DUT (Documento Único de Transferência)
      • IPVA
      • Apólice de Seguro
      • Notas Fiscais de Oficina
      • Orçamentos de Manutenção
      • CNH dos motoristas
      • Infrações de Trânsito
      • Certidão de Pontos da CNH

      Esses documentos são essenciais para manter sua frota regularizada e para fins de auditoria ou controle de gastos.

      4. Integração com o Contele Fleet

      A melhor parte da organização de documentos no Google Drive é que o Contele Fleet possui uma integração direta com a ferramenta, tornando o acesso aos documentos ainda mais prático.

      Como incluir a documentação no Contele Fleet:

      1. No Contele Fleet, vá até o menu Veículos > Seus Veículos e selecione o veículo desejado.

      2. Na tela de edição do veículo, clique na aba Documentação.

      3. No campo "Digite ou cole abaixo o link de sua pasta no Google Drive", cole o link da subpasta do veículo correspondente.

      4. Clique em Salvar.

      Agora, a documentação da frota estará vinculada ao veículo selecionado, e você poderá acessar os documentos diretamente no Contele Fleet, utilizando o armazenamento na nuvem.