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Veja como utilizar o Relatório de Reembolsos na sua gestão de equipes externas
- 1. Relatório de Reembolso;
- 2. Como exportar e imprimir o Relatório de Reembolso;
- 3. Como ver o Detalhado de um Reembolso;
- 4. Como alterar o valor do KM retroativo nos Relatórios?;
- 5. Dúvidas sobre o Relatório de Reembolso.
1. Relatório de Reembolso
Para acessar o Relatório de Reembolso, acesse na aba lateral esquerda a categoria Relatórios e depois clique em Reembolso.
Na tela, você encontra uma visão consolidada do Reembolso da sua equipe, segmentado por KM e Avulso. Dentro do avulso, a segmentação dos tipos utilizados.
Os períodos pré-existentes do Relatório de Reembolso são:
- Ontem;
- 7 dias;
- 30 Dias;
- Este Mês;
- Último Mês.
Além dos períodos pré-existentes, você poderá utilizar o filtro "Personalizado", que permite a criação do relatório do período que desejar.
Clique aqui e acesse um Tour Guiado do Relatório de Reembolso.
No Relatório de Reembolso, você terá acesso às informações de:
- Filtro por usuário;
- Filtro por data;
- Informação consolidada de reembolso da equipe;
- Reembolso por quilometragem;
- Reembolso Avulso;
- Gráficos de Reembolso
- Detalhamento de Reembolso por usuário;
Com as informações acima, você pode determinar os filtros que atendem à sua necessidade de busca.
Para que seja efetuado um reembolso, é necessário que o usuário realize pelo menos duas visitas, indo de um ponto A para um ponto B. O sistema calculará o valor do reembolso com base nessas visitas.
2. Como exportar e imprimir o Relatório de Reembolso
Após esse ajuste, basta enviar o Relatório para o e-mail desejado, diretamente no ícone de "exportação".
O Relatório pode ser exportado em três formatos: XLSX, CSV e PDF. Basta selecionar o e-mail para o qual deseja exportar e está pronto.
Dentro do relatório detalhado por usuário, você pode acessar a versão para impressão através do botão:
O relatório será enviado para o e-mail fornecido em aproximadamente 5 minutos. Fique atento à sua caixa de entrada!
Para gerar um relatório único com um resumo dos reembolsos de todos os usuários, é recomendado deixar o campo de seleção do Usuário vazio.
Veja uma análise do Relatório de Reembolso Exportado:
Lembrete importante: Embora o sistema armazene todas as informações enquanto a assinatura estiver ativa, é recomendado fazer a exportação de forma periódica. Isso evita a necessidade de exportar períodos muito extensos caso surja uma eventual necessidade.
3. Como Ver o Detalhado de um Reembolso?
Caso você ou um Usuário tenha dúvidas sobre os valores do Relatório de Reembolso, é possível ver o Detalhado, para conferir a veracidade das informações.
Para isso, vá em Relatórios > Reembolso e, escolhendo o Usuário desejado, clique no botão de "Ver detalhado".
Nesta tela, você poderá:
- Ajustar rota: Adicione ou exclua Visitas na rota do Usuário;
- Exibir rota de reembolso: Veja no Mapa a rota realizada pelo Usuário, com o KM Rodado e o valor a pagar.
- Ignorar Visitas: No detalhamento, você pode ignorar uma Visita, o que mudará o cálculo de reembolso.
Na mesma tela, você também tem a opção de gerar uma "Versão para Impressão". Ao selecionar essa opção, será aberta uma nova página com a versão pronta para imprimir, onde você pode adicionar os detalhes do usuário, como conta bancária para o depósito do reembolso, CPF e espaço para assinatura.
É importante lembrar que você só pode editar reembolsos em até 60 dias. Após esse período, o relatório se tornará consolidado e não será possível realizar alterações. Saiba mais.
Veja também esse conteúdo:
4. Como alterar o valor do KM retroativo nos Relatórios?
Se você atualizou o valor do reembolso por quilômetro rodado e deseja que os relatórios antigos reflitam essa mudança, existe uma maneira de fazer isso.
Para isso:
- No menu lateral, clique em Configurações > Sua Empresa, vá às Configurações de Reembolso e atualize o valor de Reembolso por Quilômetro Rodado.
- Clique em Salvar.
- Pelo menu, vá em Relatórios > Reembolso;
- Escolha o Usuário que queira atualizar o Reembolso;
- Selecione uma data retroativa para alterar (Ontem, Últimos 7 Dias, 30 dias, Customizado);
- Ative e desative em seguida o botão de Não Contabilizar Trajeto, localizado no topo de cada Rota.
Ao realizar essa ação, o sistema será atualizado e, quando você desativar a opção, o valor atualizado do Reembolso será exibido.
É recomendado que você faça essa atualização antes de os usuários realizarem suas visitas no dia, caso contrário, o sistema considerará o valor antigo.
5. Dúvidas sobre o Relatório de Reembolso
Não Aparece o cálculo de Datas, mesmo com Visitas
Ao realizar qualquer alteração de reembolso, o sistema precisará de até 4 horas para recalculá-lo.
Como Exportar de todos os Usuários e Coletar Assinatura?
Como Inserir uma Visita que o Usuário Esqueceu de Realizar?
Por que Aparecem Bonecos Laranjas em Algumas Visitas?
Para saber mais sobre conteúdos de reembolsos, acesse a categoria de Reembolsos da Central de Ajuda clicando aqui.
6. Possíveis diferenças de KM do sistema com Google e Waze
Você pode já ter notado alguma diferença da quilometragem calculada pelo Contele no planejamento e relatório de reembolso com o fornecido pelo Waze e Google Maps no trajeto durante a Visita.
Para entender essa diferença, veja o conteúdo abaixo:
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Artigo atualizado 04/10/2024